В рамках Всероссийского форума «Медицинские университеты в Приоритете 2030» в СибГМУ состоялся мастер-класс по организации проектного офиса университета. Начальник управления проектов и программ Антон Дмитриев рассказал о требованиях к компетенциям, функционалу и полномочиям команды проектного офиса, информационных системах и формах коммуникации с проектными командами и подразделениями университета в рамках выполнения проектов развития, а также представил опыт создания и координации проектного офиса в СибГМУ.«В СибГМУ проектная деятельность развивается на протяжении 10 лет. Каждая программа, реализованная в нашем университете, отличалась от предыдущей, а по завершении всегда проводилась оценка: была ли достигнута цель и в какой степени. Проектная деятельность – это часть корпоративной культуры, об этом важно говорить. Кроме того, сегодня по законодательным нормам каждый университет обязан иметь программу развития с определенной структурой, этапностью согласования и утверждения», — подчеркнул Антон Анатольевич.
По словам спикера, идея провести такой мастер-класс возникла именно потому, что зачастую в медицинских университетах вопросы стратегии и проектной деятельности либо распределены между подразделениями и контролируются лично ректором, либо возложены на сотрудников, отвечающих за отдельные направления деятельности, не связанные непосредственно с управлением университетом. СибГМУ принял решение поделиться своим опытом.
Развитие проектной деятельности и формирование проектного офиса необходимо университетам, которые стремятся к позиции лидера в отрасли. Важность проектной деятельности также обусловлена появлением новых подходов к управлению университетами. Например, в СибГМУ на сегодняшний день – практически сформировалась матричная организационная структура, основанная на принципе двойного подчинения исполнителей. В таком случае сотрудник университета подчиняется руководителю своего подразделения и руководителю проекта.
«Изменения, которые непрерывно возникают в отрасли и обществе, побуждают нас формировать стратегию с широкой перспективой, смотреть дальше, чем на год вперед», — отметил Антон Дмитриев.
Ключевые элементы корпоративной системы управления проектами – методология, проектный офис и информационные сервисы для мобильности и оперативности работы. Решение о создании проектного офиса принимается ректором.
В СибГМУ корпоративной системой управления проектами руководит управление проектов и программ, которое подчиняется ректору Евгению Куликову. Кроме того, создан отдельный проектный офис по реализации программы развития, который включает специалистов разных служб и подразделений и обеспечивает реализацию программы. Управление формирует стратегию, методологию, предложения по сотрудничеству с внешними организациями, взаимодействует с руководителями проектов, которые реализуются в СибГМУ, обеспечивает вовлечение сотрудников в развитие университета.
В составе команды проектного офиса должны быть специалисты с разнообразными компетенциями, в первую очередь – лидерскими. Например, в СибГМУ такие компетенции позволяют сотрудникам управления проектов и программ успешно проводить запланированные изменения, гибко реагировать на сопротивления в коллективе, выдерживая сложные коммуникации в проектах с большой численностью заинтересованных сторон.
Объем деятельности, который возлагается на проектный офис, очень большой, его сложно контролировать без специальных сервисов. В качестве информационной системы, по словам спикера, подойдет та, которая на первых этапах внедрения проектного управления обеспечит контроль поручений и сроков. В течение трех лет в СибГМУ внедряется сервис “Битрикс24”, он позволяет контролировать работу проектных команд, отслеживать выполнение поручений, структурировать коммуникации с ректором и руководителями проектов, в первую очередь, через проведение регулярных совещаний.
Часто возникает вопрос: «Как побудить сотрудников к участию в проектной деятельности?». В СибГМУ уже сформирована достаточная проектная культура и создана сильная команда проектного офиса, которая позволяет поддерживать определенную динамику развития. По словам Антона Дмитриева, успех заключается именно в активной коммуникации сотрудников управления с представителями других подразделений университета. Важно не просто донести информацию до сотрудников, но еще важнее чтобы ее правильно поняли и интерпретировали. Помимо живого общения для информирования и взаимодействия созданы чаты в мессенджерах. Большая роль в коммуникациях отводится рабочим группам при ректоре по всем ключевым политикам и стратегическим проектам, где решение находит любая возникшая в ходе реализации программы или проекта проблема.
Одним из инструментов вовлечения в проектную деятельность в СибГМУ стала проведенная в 2022 году стратегическая сессия по разработке программ развития факультетов и института. В течение 3 месяцев команды факультетов анализировали свой потенциал, проводили мозговые штурмы, ставили цели и задачи для своего развития в контексте общей стратегии университета, а затем защищали свои инициативы перед ректоратом. В текущем году аналогичный кейс был применен и для кафедр. По итогам всей этой работы у каждого факультета и кафедры появились свои программы развития с приложением портфеля ключевых проектов.
«Мы всегда испытываем нехватку новых идей для развития, которые могли бы взять в работу. Именно поэтому запустили проект “300 инициатив”, в рамках которого каждый представитель университета может предложить свою идею как сделать университет лучше. Наиболее важные и перспективные идеи дорабатывались совместно с управлением проектов и программ, после этого формировалась проектная команда. Всего было предложено более 150 инициатив», — добавил эксперт.
Подытоживая, Антон Анатольевич представил список общих рекомендаций, которые позволят более эффективно пройти путь от создания проектного офиса к внедрению проектной деятельности и получению значимых для развития университета результатов. Одной из важных составляющих для формирования проектной культуры в университете является заинтересованность и поддержка ректора, как ключевого заказчика изменений и лидера стратегического развития вуза.
